lunes, 23 de septiembre de 2013

¿Como puedo vender la idea de una Intranet en mi compañia?


Si necesitas vender la idea de tener una Intranet en tu compañia, aca te dejamos algunos ejemplos concretos de los casos donde podrias hacerlo con buenos argumentos

Que te condujo a tener la necesidad de una nueva Intranet ?

wallet-icon
Hay ciertas ineficiencias o issues en tu core business issues que no pueden resolverse?. No todos los issues tienen que estar asociados a gastos o costos pero podrian estarlo. Por ejemplo si conoces el salario promedio de tus empleados y podrias trabajar en los costos asociados a tu area en horas o minutos , podes comenzar a definir que clase de ahorros podrias lograr tanto en tiempo como dinero.

Debes tomarte el tiempo para entender los issues de tu negocio o area , y que es lo que tu intranet va a mejorar antes de considerar cual es la mejor tecnologia para hacerlo.
A veces los beneficios viene por el lado de la Oficina sin papeles, donde vas a encontrar que los siguientes items son un buen start para tu Intranet
 
  • Menos Costo
  • Mejor Logistica
  • Mas eficiencia
  • Gran accesibilidad
  • Eco-friendly
 
A veces una intranet nace a traves de una necesidad especifica o varias como se muestra a continuacion
image
 
 
Hay mucho casos donde no se quiere hacer explotar una Intranet Big Bang, donde pretensiosamente se quiere tener, en la primer version,  resuelto toda la colaboracion en nuestra compañia, por lo tanto se comienza simplemente por una Intranet que contiene Noticias corporativas y del area, y luego se va a avanzando con nuevas funcionalidades en las nuevas versiones

     
    Groups-Meeting-Light-iconLas necesidades de cada compañia son diferentes. En los casos donde se comienza por una Intranet totalmente nueva , podria consultarse a cada gerente de area que tipo de contenido o tareas o fucnionalidades se imaginan que puede tener su area .
     
    Otra buena forma de vender esta idea es plantear el tiempo que podemos ahorrar a cada area en sus tareas usuales , si podemos monetizarla, mucho mejor.
      Te vas a encontrar que a veces hay gente que no entiende las intranets, lo cual representa un desafio. Asi que una de las primeras tareas es delinear para que va a ser tu intranet:
      La gente usa intranets para:
      • Encontrar cosas
      • Compartir cosas
      • Hacer tareas repetitivas. Procesos de la compañia
      • Service desk
      • Etc
      Old-Boss-iconSi seguimos pensando en la gente que le cuesta usar su nueva intranet, tenemos que tratar de plantear escenarios y navegacion simple. Sería ideal incluir en el proyecto de construccion de la intranet, un proyecto de diseño de usabilidad que incluya un testing de la misma.

      Lo que realmentae les atrae a esta gente es el tiempo perdido y la frustacion que experimentan en la navegacion de sitios de la organizacion todos los dias.
      Esto es algo que se puede enfatizar, que es muy importante, porque esta gente no piensa ‘esto es la intranet’ , aunque sea su punto mas grande de referencia ,y lo comparan con lo que suelen usar o experimentar cuando ellos navegan la web en su vida personal o en sitios corporativos que ellos ven atractivos por diseño o usabilidad.
      Luego necesitas un business case solido.  Lo podes lograr dando buenas sugerencias por ejemplo trabajando en el salario promedio y comparando un nuevo valor contra la perdida de tiempo buscando, compartiendo, y haciendo tareas repetitivas.
      Otro punto a considerar es el ROI de tu inversion.
        Internet-Real-iconConsiderando un ejemplo del mundo real , es muy importante considerar tu contenido actual, ya que es muy improbable que tu compañia no esté organizando su contenido de alguna manera. Como File Shares, emails en carpetas, etc.
        Seguramente el punto de entrada, es pasar tiempo observando y escuchando a las areas para ver como hacen sus tareas actualmente. Muchas veces esto deviene en un proyecto de mejora de Calidad.
        Esto necesita mucho analisis que cubriran muchos pains
        Algunas tecnicas de analisis que nos pueden ayudar en esta tarea son:
        • Encuestas internas
        • Focus groups
        • Entrevistas con usuarios claves de las distintas Areas
        • Observacion de la forma de trabajo
        • Contextos de los pedidos
        • Analisis de tareas

        En algunos clientes donde relevamos estas necesidades, llegamos a la conclusion entre todas las areas, que la necesidad principal era la comunicacion con el area propia y con intereses comunes con otras areas, lo que condujo a mejor interaccion social y una intranet mas inteligente.
        En otros clientes en cambio se enfocaron mucho en la transparencia y medicion de procesos de negocio usando Workflows, donde parte de la Intranet tenia un motor interesante de los procesos core de la compañia usando Nintex Workflows, con acceso a procesos del area del usuario, notificaciones, reminders de tareas, delegacion de tareas, Respuestas a tareas via email o mobile, etc.
         
        Esperamos que estas ideas y otros post del blog les sirvan de inspiracion .
        Si crees que podemos ayudarte podemos mostrarte una prueba de concepto rapida de una Intranet para tu compañia y como se vería .
         
        En Baufest usamos estas practicas cuando nuestros clientes quieren generar o mejorar su Intranet . Si necesitas saber mas acerca de esto, encontremos la oportunidad de hablar.

        Por favor , contactanos o visitanos en www.baufest.com
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        jueves, 5 de septiembre de 2013

        Authoring Tools for Sharepoint – Adobe Robohelp 10

         

        Introduction

        What ‘s Robohelp?

        Adobe Robohelp is a tool which allows us to create help pages with different types of output formats  as Html5, Flash, Epad (Ebooks) or a standard creation Webhelp among others.

        On this occasion we built a project using version 10, where one of the main innovations compared to previous versions is the possibility of a solution in HTML 5 with multi-display support for viewing on different devices.

        Another of the best features was the compatibility with SharePoint 2010. Although you can also do it with SharePoint 2007 to synchronize with the site with some extra settings not mentioned by adobe and explained below.

        RoboHelp 10 allows us to import documents in various formats and develop a fast solution including tables of contents (TOC), Indexes, Glossaries, Links between documents, help personalize our website and search the content.

        Although the Web Help customization is limited in regard to the design of the created page, but allows to include buttons for the navigation table and the contents, which gives the choice of adding custom JavaScript functions.

        It ‘s also available the creation of the page using HTML 5 which allows customization of a Skin for each device by using a code editor within the application and the ability to define the output size for each screen viewing the site on the fly.

        Basic use on this sample

        image

        Purpose

        The aim of this paper is to analyze the pros and cons of Adobe RoboHelp.

        For these comparisons will be made against other programs Authoring Tools and identifying problems and constraints found in the implementation and possible resolutions for them.

        Advantages

        • Creating Html5 sites (Multiscreen)
        • Customizing Site Skin we believe (Creating new buttons, incorporating JavaScript functions).
        • Creating Toc (Table of Contents) simply, in different languages
        • Support SharePoint 2007 and 2010.
        • Pdf file support.
        • Customization of the various output screens HTML 5 (Desktop, # iPhone, # iPad, Kindle Fire)
        • Adobe Online Support (Chat Online and Remote Control for troubleshooting.)

         

        Disadvantages

        • It ‘s needed additional configurations on SharePoint 2007 , unspecified on documentation.
        • While it has compatibility with Word in some cases does not keep the format of the text of the document.
        • It supports Word Graphics or aggregates.
        • Search function does not support external metadata.
         

        Comparative with similar applications

         

         

        Adobe Robo Help 10

        Mad Cap Flare V9

        HelpServer

        Author-it

        Backup

        X

        X

        X

         

        Supports Html 5

        X

        X

           

        Html5 Edition

        X

             

        Multi-screen Display HTML5 with different devices

        X

             

        supports Microsoft Word 365

         

        X

           

        Css Editor

        X

        X

        X

        X

        Supports Windows 8

         

        X

           

        Vectors

         

        X

         

        X

        Imports PDF

        X

             

        Generates app for Android and iOS

        X

             

        Native output for SharePoint publishing

        X

             

        HTML: on editor

        X

             

        DITA Output

         

        X

        X

        X

        FlashHelp

        X

             

        Ebook

        X

        X

        X

         

        FrameMaker (.book)

         

        X

           

        DocBook

        X

             

        Hyperlinks

        X

        X

         

        X

        Bookmarks

        X

        X

           

        Skin on different languages

        X

        X

           
                 

         

        Solving some Problems with robohelp

        Configuring SharePoint 2007 and RH 10

        Here is a series of steps to be done  so as to publish our WebHelp on a SharePoint library previously created.

        1. Add network location and add the URL of the site

        Example

        http://bfdev22:1988/sites/LegalCases (server name + port + Name Site Collection)

        2. Steps in RoboHelp

        Within our WebHelp settings add or modify a Server to publish.

        You must enter the following path considering the route used previously

        \\bfdev22@1988\DavWWWRoot\sites\LegalCases\Info\English (server name + port + DavWWWRoot + + Library Collection Site Name + Folder)

         

        Some Problems importing from Word

        Although RoboHelp has support for importing Word documents often happens that you do not keep the original document format.

        That's why here it’s mentioned some patterns which must be followed.

        1. Among the titles and subtitles must have spaces not display the symbol "-". This is automatically generated by RoboHelp to generate Webhelp.

        You have to avoid grouping the texts and images inserted so as to avoid it to happen.

        2. The images displayed in the manuals should be. Jpg or. Gif, since other graphic (arrows text boxes etc..) created in Word are not displayed correctly by the application. That is, if you incorporate graphics, arrows or other elements to an image, you must group all together and save them as a single image in. Jpg or. Gif.

        3. For A4 pages paragraphs width 21 cm should be applied to all texts. Because that is the size of documents created in Word to respect the space mainly in the indexes.

        4. Indices: indices should be used with links (hyperlinks) to different parts of the document, otherwise Robohelp recognize us and we will have a way to move around the document.

        Especificaciones Técnicas

        · Intel® Pentium® 4

        · Microsoft® Windows® 7, Windows Vista® with Service Pack 2, or Windows XP with Service Pack 3

        · 1GB of RAM

        · 3.1GB of available hard-disk space for installation; additional free space required during installation (cannot install on a volume that uses a case-sensitive file system or on removable flash storage devices)

        · DVD-ROM drive

        · 1024x768 display (1280x800 recommended) with 16-bit video card

        · This software will not operate without activation. Broadband Internet connection and registration are required for software activation, validation of subscriptions, and access to online services.^ Phone activation is not available.

        While technical specifications recommended by Adobe are those mentioned, with the use of the application we realized that they are not sufficient for heavy documents containing many images and number of pages. In these cases the program to open the document in edit mode takes longer than normal and used a high consumption of resources.

        We recommend using a computer with more memory and better rendering processing documents.

         

        Screen of a published content on Sharepoint

        Captura RH

        Thanks to Nicolas Salafrica for this article contribution.