miércoles, 14 de junio de 2017

Convoquemos a una reunión

Esas cuatro palabras que titulan este artículo están en el puesto número dos de frases más temidas por mí. Solamente es superada por “ya que estamos…”, que generalmente se utiliza para agregar cosas al alcance de un proyecto que no han sido consideradas al momento de las estimaciones y plan del proyecto.

Pero en este artículo me concentraré en “convoquemos a una reunión”. Las reuniones no son malas per se. Muchas veces es la forma más apropiada de solucionar problemas. Pero otras tantas veces se convierten lisa y llanamente en obstáculos para realizar nuestro trabajo adecuadamente.

La organización y conducción de reuniones son responsabilidades del líder. A priori no parece una tarea muy compleja, pero tiene sus bemoles y hay algunos consejos para aquellos que hayan notado que las reuniones que organizan o de las que participan, no son tan productivas como desearían que fueran.

Antes que todo quisiera definir qué es una reunión. La Real Academia Española define reunión como conjunto de personas reunidas. Yo agregaría a esto que las personas reunidas deben compartir un interés en algún tema particular como por ejemplo, solucionar un problema. Desde mi punto de vista, dos personas hablando de un tema particular, también es una reunión.

Ahora que ya tenemos claro a qué llamamos una reunión debemos entender cuáles son las responsabilidades del líder ante una reunión. Para entenderlo fácilmente, éste es responsable de garantizar el ambiente (tiempo y espacio adecuados) y la disponibilidad de información para los participantes. Dicho de este modo es muy etéreo. Así que profundicemos un poco más sobre tres cuestiones concretas:

1- ¿Para qué se convoca? El líder debe tener en claro el porqué de la convocatoria, ya que el tiempo, el espacio, la lista de convocados, entre otros, dependen directamente de esto. Los principales motivos para organizar una reunión son los siguientes:

a- Relevamiento de información: en esta clase de reuniones los participantes hablarán y deberán ser escuchados. Es conveniente conocer técnicas como la escucha activa. A más participantes deberá dedicarse más tiempo a la reunión. 

b- Toma de decisiones: esta clase de reuniones va a promover el debate en temas contradictorios. Es conveniente conocer estrategias de negociación como “subir al balcón”. 

c- Informativa: en esta clase de reuniones suele darse que pocos toman la palabra, muchos solamente escuchan. En este caso, dependiendo de la duración estimada de la reunión, podría haber espectadores de pie. 

d- Creativa: en esta clase de reuniones se espera la producción de ideas nuevas. Suele ser necesario contar con herramientas especiales, como pizarrones, hojas, material de escritura, etc.

2- ¿Qué etapas tiene una reunión? Para el líder la reunión empieza mucho antes que para el resto de los participantes:

a- Preparación: 

i. Definir duración: la duración de la reunión depende del motivo de la convocatoria y de la cantidad de asistentes.

ii. Elegir a los asistentes: antes de invitar a alguien a una reunión es importante que aquel que convoca se pregunte: ¿Es necesaria la participación de esta persona? Solamente deben invitarse las personas que realmente deban estar ahí.

iii. Preparar la agenda a seguir: la correcta planificación de una reunión determina el orden de los temas a tratar y en algunos casos, el tiempo destinado a cada tema. Alcanzado el tiempo límite, si es necesario, podrían organizarse futuras reuniones con menos participantes para continuar los temas que no pudieron tocarse.

iv. Preparar el espacio y herramientas: el espacio para la reunión depende de la cantidad de participantes, el tipo de reunión y de su duración. Si la reunión va a ser larga debería garantizarse un asiento para cada participante. Si va a ser una reunión informativa (que generalmente son breves) podría no ser necesario un asiento para cada uno. Para reuniones creativas, podría ser necesario garantizar un pizarrón u hojas de papel y material de escritura.

v. Enviar el material de la reunión: si se va a discutir de un tema particular es importante que el material se envíe a los invitados antes de la reunión con suficiente tiempo como para que pueda ser leído.
  
b- Apertura: aquí es donde comienza la reunión propiamente dicha. Es donde se pone en contexto a los participantes con un breve repaso de los antecedentes. Es una sana costumbre respetar estrictamente el horario de inicio. 

c- Desarrollo: dependiendo del tipo de reunión es importante que el líder actúe como conductor, facilitador y/o mediador para que se desarrolle con una fluida comunicación. Éste debe facilitar la operatoria del grupo en momentos de bloqueo y se pueden usar dos comportamientos sociales:

i. Cordial: conversación de temas de interés y tono de voz agradable. En general este es el más recomendado.

ii. Dominante: hablar alto, interrumpir a los demás, ignorar a los otros. A veces puede ser necesario actuar de esta manera que podría verse como hostil. Aunque este comportamiento no es el más recomendado, no hay que descartarlo de plano. 

d- Cierre: aquí es donde se expresan las conclusiones y análisis de los resultados de la reunión. Dependiendo del tipo de reunión puede ser diferente. Para reuniones netamente informativas, por ejemplo, en esta etapa no se realiza ninguna acción. Es una costumbre respetar estrictamente el horario de finalización.

3- ¿Qué hacemos luego de la reunión? Una vez que los participantes de la reunión se retiraron, el trabajo del líder continúa:

a- Redacción de la minuta de reunión: por cada reunión debe quedar un registro escrito que, como mínimo, debe contener un detalle de lo que se dijo, quién lo dijo, qué compromisos se asumieron y quién los asumió. Esta minuta de reunión debe ser enviada a todos los participantes que podrían tener observaciones, por lo que esta tarea es iterativa e incremental. 

b- Evaluación acerca de la tarea realizada: es importante para el líder saber en qué grado la reunión ha alcanzado su objetivo, con esta información podrá determinar los pasos a seguir para alcanzarlo. 

c- Evaluación acerca de la producción del grupo: es importante para el líder tener una idea de cómo han interactuado entre ellos los participantes de la reunión. Con esta información podría mejorar el armado de la lista de invitados a otras reuniones futuras. 

Como estamos viendo, el armado de una reunión implica un poco más de trabajo que simplemente reservar una sala de reunión durante dos horas y enviar una convocatoria. Pero tampoco es algo tan complicado. Los efectos negativos de no seguir estos pasos son los siete pecados de las reuniones de trabajo:

1- Nadie se toma en serio la reunión: esto suele darse porque se ha invitado la gente no indicada para la convocatoria. 
2- Reuniones muy largas: esto suele darse porque no se ha enviado el material con anterioridad o no se la ha dado a la gente el tiempo para leerlo. Todo el trabajo que los participantes puedan hacer previo a la reunión es una ganancia de tiempo. 
3- La gente se va por las ramas: esto suele darse por no tener una agenda definida o porque el líder no toma su rol de conductor, facilitador y/o moderador. 
4- Después de la reunión no pasa nada: esto suele darse por ausencia de seguimiento. Es importante para hacer un buen seguimiento que las minutas reflejen los compromisos adoptados. 
5- No se dice la verdad: este punto es un gran generador de conflictos. Las personas tienen distintas versiones de “la verdad”. Para evitar esto debe aportarse información objetiva e indiscutible dentro del material de la reunión. 
6- Falta información crucial: esto suele darse por no haber preparado adecuadamente el material para los participantes de la reunión. También podría ocurrir que faltó invitar a la persona que posee la información. 
7- Las reuniones no mejoran: esto suele darse porque el líder no evalúa la tarea realizada y/o la producción del grupo luego de terminada la reunión. 

Por último, quiero dejar un comentario para aquellos que no son líderes de equipo: Si las reuniones que nuestro líder organiza no son tan productivas como nosotros deseamos no debemos caerle con todas las críticas a él. Los líderes necesitan la asistencia de sus colaboradores para realizar mejor su trabajo. Si pensamos que hemos sido convocados a una reunión en la que no debemos estar podemos, respetuosamente, hacerle conocer nuestra opinión al respecto. Para esto, solamente habría que convocar a una reunión.


Autor:
Ing. Leo Viegas
Desarrollador