miércoles, 2 de agosto de 2017

Nadie hace las cosas como las hago yo

¿Nunca te encontraste diciendo esa frase o alguna parecida? Creo que todos en algún momento la hemos dicho. Yo lo hice y lo confieso. Pero delegar cierto trabajo en un colaborador es una de las piedras angulares del trabajo en equipo. Como muchas cosas, delegar no es algo muy complejo: es pedirle a alguien que haga algo. Pero para delegar de manera efectiva, es importante tener en cuenta algunas cuestiones que, en mayor o menor medida, para algunos pueden resultar intuitivas.

El primer punto a tener en cuenta para delegar de manera efectiva es que hay más de una manera de hacer las cosas bien. Se le adjudica a Voltaire la frase “Lo perfecto es enemigo de lo bueno”, lo que quiere decir que es preferible hacer algo lo suficientemente bien para que cumpla con lo establecido en un tiempo razonable que hacer algo perfecto, dedicándole un tiempo desmesurado. Yo digo que, como muchas cosas de la vida, hay que encontrar un balance. Podría ser verdad que si vos hicieras una tarea en lugar de delegarla, la harías mejor. Pero tomate un tiempo para reflexionar si es realmente necesario que la hagas vos o si alguno de tus colaboradores podría hacerla suficientemente bien mientras vos te dedicás a hacer alguna otra cosa (que probablemente tus colaboradores no podrían hacer). Se observa a primera vista, entonces, que el comienzo de todo se asienta en decidir qué tareas delegar y a quién delegarlas.

Para decidir cuáles tareas delegar y cuáles no, hay que pensar en la complejidad de la misma, en la confianza que le tenemos al colaborador y en la motivación de éste. Podemos hacer un análisis simple respondiendo dos preguntas:

  • ¿Confío en la capacidad de mi colaborador para realizar la tarea? (aquí es donde la complejidad del trabajo se vuelve relevante)
  • ¿Está motivado para realizar la tarea?

Cada una de estas preguntas puede responderse por sí o por no, lo que nos deja cuatro opciones:

  • Sí confío, sí está motivado: se puede delegar sin mayores problemas.
  • Sí confío, no está motivado: se puede delegar pero es importante que se aclaren las expectativas y los plazos de cumplimiento.
  • No confío, sí está motivado: se puede delegar y aprovechar para capacitar al colaborador. Deberá hacerse un seguimiento o asignar a otra persona con más experiencia como un supervisor. Este escenario debe tomarse como una oportunidad.
  • No confío, no está motivado: no se debe delegar la tarea. También este escenario puede tomarse como una oportunidad para trabajar, si es necesario, sobre las aristas que hacen que el colaborador no sea elegible para la tarea en particular.

El segundo punto a tener en cuenta para delegar de manera efectiva es la correcta comunicación de la tarea que vas a encargar. Para ver claramente este punto, lo mejor es un ejemplo. Supongamos que, cerrando una reunión del equipo de trabajo, el líder hace el siguiente pedido: “Por favor que alguien me envíe un mail con el resumen de la reunión”

…entonces nadie manda ningún mail. ¡En serio! A nadie se le pidió puntualmente que lo haga.

Regla 1: Indicar inequívocamente quien es el encargado de la tarea.

Aplicando la regla 1: “Cosme Fulanito, por favor enviame un mail con el resumen de la reunión”.

…entonces Cosme Fulanito no manda nada, porque no se le indicó cuándo debía enviar el mail.

Regla 2: Indicar cuándo realizar la tarea y para cuándo se espera que esté terminada. Podría en este punto en particular entablarse una negociación con el colaborador.

Aplicando la regla 2: “Cosme Fulanito, por favor enviame un mail en la próxima hora con el resumen de la reunión”.

…entonces Cosme Fulanito envía un mail con una sola línea: “Todos nos pusimos de acuerdo en los temas tratados.”

Regla 3: Detallar los alcances de la tarea.

Aplicando la regla 3: “Cosme Fulanito, por favor enviame un mail en la próxima hora con el resumen de la reunión detallando cada uno de los temas tratados”.

…entonces Cosme Fulanito manda un mail en cuyo cuerpo detalla todo el contenido de la reunión.

Regla 4: Explicar el contexto de la tarea.

Aplicando la regla 4: “Cosme Fulanito, por favor enviame un mail en la próxima hora con el resumen de la reunión utilizando el template formal y detallando cada uno de los temas tratados para que yo se lo reenvíe al cliente”.

…entonces Cosme Fulanito hace la tarea de acuerdo a las expectativas del líder.

El tercer punto a tener en cuenta, para delegar de manera efectiva, es poder determinar el grado de libertad que se le dará al colaborador para realizar la tarea. Una posible escala para medir esto podría ser la siguiente:

  1. Hacé la tarea exactamente como te lo indico.
  2. Investigá y decime qué opciones encontraste para hacer la tarea.
  3. Evaluá y haceme una recomendación para que yo decida.
  4. Evaluá y decidí, pero infórmame antes.
  5. Hacé de acuerdo a tu criterio.

Podría haber otras escalas intermedias, pero lo importante es que se entienda el concepto. No a todos nuestros colaboradores podemos darles el mismo grado de libertad. A mayor capacidad y experiencia, también aumenta la autoridad que puede delegarse al colaborador. Esta decisión es importante porque incide directamente en su motivación.

Por último, quiero agregar algo que aprendí por las malas: La responsabilidad no se delega. Esto significa que aunque la tarea sea realizada por un colaborador, la responsabilidad de su ejecución siempre es del líder del equipo. Este es quien tendrá que dar explicaciones en el caso de que haya algún incumplimiento. Lo que se delega entonces, es la autoridad para tomar ciertas decisiones de acuerdo al grado de libertad que se le otorgue.

Delegar no es complicado. Lo importante es animarse y no empezar el primer día tomando decisiones arriesgadas. Cuando se comienzan a ver los primeros resultados positivos de la delegación se pueden empezar a arriesgar un poco más. El proceso de aprendizaje se va dando en el tiempo con la práctica.

Autor
Ing. Leo Viegas
Desarrollador